Wist je dat Microsoft geen back-up maakt van jouw data? Bescherm jij je bedrijfsgegevens al tegen dataverlies?
Een meerderheid van kleine tot middelgrote bedrijven (mkb’s) is om voor de hand liggende zakelijke voordelen overgestapt naar Microsoft 365 (voorheen Office 365). Automatische software-updates en beveiligingspatches verzekeren gebruikers van voortdurende productkwaliteit. Altijd en overal toegang, op elk apparaat, maakt werken op afstand en samenwerken mogelijk. Met deze functionaliteiten en de naam Microsoft gaan veel mensen ervan uit dat back-up automatisch inbegrepen is. Helaas is dat niet zo.
Volgens de Microsoft Services Agreement:
- Microsoft is niet aansprakelijk voor verstoringen, uitval of verlies van gegevens.
- Microsoft bewaart verwijderde gegevens slechts 14 dagen, of 30 dagen met een speciale configuratie.
- Microsoft adviseert om je Microsoft 365‑gegevens regelmatig te back-uppen met apps en diensten van derden.
Microsoft 365 back-up
Om de beperkingen van Microsoft 365 te overwinnen, en toch te blijven profiteren van alle functionaliteit, moeten mkb-bedrijven Microsofts eigen aanbeveling opvolgen:
“We raden aan om regelmatig een back-up te maken van uw content en gegevens die u opslaat in de Services of die u opslaat via apps en services van derden.”
Gelukkig bestaan er oplossingen voor bedrijfscontinuïteit binnen Microsoft 365, maar niet elke oplossing is gelijk.
Adfranse Automatisering biedt met x360Cloud uitgebreide bescherming en beveiliging van Microsoft 365 gegevens. Deze back-up omvat:
- Exchange Mail, Agenda, Contacten
- OneDrive
- SharePoint – inclusief alle bestanden, mappen en documentbibliotheken
Wanneer komt een back-up van Microsoft 365 van pas?
Interne gegevensverwijdering
Naast malware zoals phishing- en ransomware‑aanvallen, wordt Microsoft 365 data vaak per ongeluk verwijderd. Menselijke fouten blijven de nummer één oorzaak van gegevensverlies, en binnen samenwerkingsplatforms zoals deze komt het regelmatig voor.
Pogingen om mappen te reorganiseren of op te schonen kunnen onbedoeld leiden tot het verwijderen van gegevens die medewerkers nog nodig hebben. Wanneer een medewerker een organisatie verlaat, kan hun licentie worden beëindigd zonder dat de gegevens in hun account worden opgeslagen.
Daarnaast is er helaas ook het risico van kwaadaardige verwijdering door ontevreden werknemers.
Laat deze interne bedreigingen niet onopgemerkt blijven totdat de gegevens verdwenen zijn en er geen manier meer is om ze terug te halen.
Het voorkomen van volledige uitval
Microsoft biedt verschillende soorten back-uptools, maar de reden dat zij zelf derde‑partij back-ups aanbevelen, is om de catastrofale situatie te voorkomen waarin zowel je back-ups als je infrastructuur niet beschikbaar zijn.
Bij een incident, storing of cyberaanval bij Microsoft is het namelijk mogelijk dat zowel Microsoft 365 als hun back-ups worden aangetast. Het is een groot risico om een back-up op te slaan in dezelfde Cloud waar ook je data staat.
Wanneer zowel de infrastructuur als de back-ups uitvallen, komt het bedrijf volledig tot stilstand. Herstel is onmogelijk totdat Microsoft alles aan hun kant heeft hersteld — en dat kan uren duren.
Derde‑partijoplossingen scheiden bedrijfskritieke back-ups van de Cloud, zodat gegevensterugwinning en bedrijfscontinuïteit mogelijk blijven.
Risico’s van beperkte retentie
Zonder een Microsoft Office back-up kan verwijderde data alleen worden hersteld binnen de beperkte retentieperiode van Microsoft: 14 tot 30 dagen.
Daarnaast blijkt uit een recent IBM‑rapport dat bedrijven er gemiddeld 212 dagen over doen om te ontdekken dat er een incident heeft plaatsgevonden. Inbreuken die voortkomen uit gecompromitteerde inloggegevens – volgens Microsoft het meest voorkomende scenario – duren het langst om te detecteren, gemiddeld 250 dagen.
Op basis van deze bevindingen geldt dat de meeste bedrijven die geen gebruikmaken van een Microsoft 365 back-up en een cyberincident meemaken waarbij data verloren gaat, hun gegevens niet meer kunnen herstellen.
Deze risico’s zijn bijzonder ernstig in sterk gereguleerde sectoren zoals zorg, financiën, overheid en juridische dienstverlening. Dataretentie-eisen verplichten dat Microsoft 365 gegevens gedurende een bepaalde periode worden bewaard.
Zonder extra Microsoft 365 Cloud back‑up oplossingen lopen bedrijven in deze gereguleerde sectoren risico op hoge boetes, sancties en zelfs het verliezen van hun beroepsvergunning.
x360Cloud: Dé back‑up die Microsoft 365 niet standaard biedt — voor maar € 2,50 per gebruiker / per maand